DMS MAXTRINO

Digitalizza i tuoi documenti!

La piattaforma intelligente che legge, interpreta,

classifica e archivia automaticamente i tuoi documenti.

Il DMS Maxtrino è un servizio di archiviazione documentale digitale all’avanguardia che consente alle aziende di gestire in modo efficiente e sicuro i propri documenti e file digitali.

Con un’interfaccia intuitiva e facile da usare, Maxtrino offre una piattaforma centralizzata per l’archiviazione, la ricerca e la condivisione dei documenti.

Maxtrino offre una serie di funzionalità avanzate, tra cui la possibilità di organizzare i documenti in categorie e sottocategorie personalizzabili, l’indicizzazione automatica per una ricerca rapida, la gestione dei diritti di accesso per controllare chi può visualizzare e modificare i documenti, e la cronologia delle versioni per tenere traccia delle modifiche.

Inoltre, Maxtrino fornisce un’elevata sicurezza dei dati con crittografia end-to-end e backup regolari, garantendo la protezione delle informazioni sensibili. Il servizio offre anche un’ampia scalabilità, consentendo alle aziende di gestire grandi volumi di documenti senza problemi.

Con Maxtrino, le aziende possono semplificare il processo di archiviazione e gestione dei documenti, ridurre i costi associati alla stampa e alla conservazione fisica dei documenti, migliorare l’efficienza operativa e garantire la conformità normativa.

Con il DMS MAXTRINO l’archiviazione dei documenti avviene in 4 passaggi:

MAXTRINO – Archiviazione dei documenti in 4 passaggi

Identificazione e classificazione dei documenti

Questo passaggio coinvolge l’analisi e l’identificazione dei documenti che devono essere archiviati. I documenti vengono classificati in base alla loro tipologia (contratti, fatture, rapporti, ecc.) e alle loro caratteristiche specifiche.

Creazione di un sistema di archiviazione

Dopo aver identificato i documenti, è necessario creare un sistema di archiviazione coerente. Questo può includere l’utilizzo di cartelle digitali, etichette, metadati o altri strumenti per organizzare i documenti in modo logico e facile da recuperare.

Digitalizzazione e indicizzazione dei documenti

I documenti fisici vengono digitalizzati tramite strumenti di acquisizione. Successivamente, i documenti digitali vengono indicizzati, ovvero viene assegnato loro un insieme di metadati che consentono una ricerca e un recupero efficienti.

Archiviazione e conservazione dei documenti

I documenti digitali vengono archiviati in un sistema di archiviazione sicuro, come un servizio di archiviazione cloud o un server locale. È importante garantire la sicurezza dei dati e adottare politiche di backup regolari per prevenire la perdita di informazioni.

RICEZIONE FATTURA ELETTRONICA

Ricezione di tutte le fatture elettroniche ricevute nel periodo di riferimento mediante connessione diretta a SdI, DMS aziendale e casella di posta (per documenti non elettronici)

LETTURA ED ESTRAZIONE

Lettura ed estrazione dei dati della fattura. Generazione di una fattura di cortesia user-friendly e customizzata per ciascun fornitore.

TRIPLE MATCH DEI DATI

Verifica dei dati del documento e controllo incrociato con anagrafiche fornitore (condizioni e termini di pagamento, IBAN accreditato, …).
Entrata merce e servizi con evasione di ordini e DDT, SAL, … Segnalazione di errori e blocco automatico dei pagamenti.

REGISTRAZIONE FATTURA

Predisposizione della scrittura di prima nota (conti, contropartite, codici IVA, campi analitica, …) e trasferimento dei dati di entrata merce e contabili verso l’ERP aziendale (SAP, ORACLE, ESolver, TeamSystem, …)