Automazione ciclo passivo

MXL P2P

Automazione completa delle fatture del Ciclo Passivo (P2P), con gestione del ciclo dell’ordine (entrata merci, entrata servizi), contabilità analitica, mediante l’impiego di una soluzione flessibile basata sull’utilizzo di Intelligenza Artificiale e Machine Learning.

Cos’è l’Automazione del Ciclo Passivo?

La soluzione Maxtrino permette di gestire automaticamente, e con limitati o nulli interventi degli operatori, le registrazioni delle fatture del Ciclo Passivo.

Mediante dialogo diretto con i sistemi informativi interessati al processo (SdI, Magazzino, Contabilità, CRM, …) e grazie a una avanzata gestione del workflow, Maxtrino è in grado di effettuare in autonomia e con elevata velocità e precisione la ricezione, verifica, match ordini/ddt, e registrazione delle fatture passive.

Digitalizzare e automatizzare il Ciclo Passivo con Maxtrino permette alla tua azienda di eliminare quelle attività manuali e a basso valore aggiunto che richiedono tempo e risorse con il vantaggio di eliminare gli errori, aumentare la qualità e massimizzare l’efficienza degli uffici amministrativi.

Di seguito i passaggi per l’Automazione del Ciclo Passivo:

RICEZIONE FATTURA

Ricezione di tutte le fatture elettroniche ricevute nel periodo di riferimento mediante connessione diretta a SdI, DMS aziendale e casella di posta (per documenti non elettronici)

LETTURA ED ESTRAZIONE

Lettura ed estrazione dei dati della fattura:

  • intestazione,
  • date,
  • protocolli,
  • IBAN,
  • condizioni e termini di pagamento,
  • riferimento a ordini e DDT,
  • riferimento a targhe,
  • telepass,
  • PNR

Generazione di una fattura di cortesia user-friendly e customizzata per ciascun fornitore

TRIPLE MATCH

Verifica dei dati del documento e controllo incrociato con anagrafiche fornitore (condizioni e termini di pagamento, IBAN accreditato, …). Entrata merce e servizi con evasione di ordini e DDT, SAL, … Segnalazione di errori e blocco automatico dei pagamenti

REGISTRAZIONE FATTURA

Predisposizione della scrittura di prima nota (conti, contropartite, codici IVA, campi analitica, …) e trasferimento dei dati di entrata merce e contabili verso l’ERP aziendale (SAP, ORACLE, ESolver, TeamSystem, …)

ARCHIVIAZIONE

Archiviazione della fattura di cortesia e dell’originale (xml, …) su DMS del cliente o su archivio Maxtrino

Light Integration

La soluzione efficace per beneficiare di tutte le funzionalità di MX-P2P in tempi brevissimi senza impatto sui sistemi informativi aziendali

  • Caricamento tabelle base (piano dei conti, codici IVA, modalità pagamento, …) su base trimestrale/annuale
  • Caricamento anagrafica, ordini e ddt su base giornaliera
  • Trasferimento dati su ERP mediante upload manuale su base giornaliera

Full Integration

La soluzione di integrazione completa per i clienti più esigenti

  • Sincronizzazione in tempo reale con ERP e software di magazzino mediante web Services o tabelle di frontiera per la lettura dei dati
  • Sincronizzazione in tempo reale con il documentale aziendale per la archiviazione delle fatture
  • Sincronizzazione con ERP per la registrazione e evasione ordini e DDT mediante web Services e monitor di registrazione

Quali sono i vantaggi di Maxtrino?

   Digitalizzazione del processo di registrazione delle fatture mediante la sostituzione dei passi manuali/cartacei con un sistema informativo di ultima generazione basato su Intelligenza Artificiale e Machine Learning

   Automatizzazione dei processi autorizzativi e di verifica grazie alle funzionalità avanzate di workflow management

   Integrazione diretta con i diversi sistemi informativi aziendali (SdI, DMS, ERP, magazzino, …) eliminando ogni connessione punto-punto tra coppie di sistemi

   Riduzione dei tempi di registrazione delle fatture con possibilità di automazione completa nel 60%+ dei casi

   Massimizzazione della precisione e correttezza delle registrazioni contabili

Domande frequenti

Impiegando Maxtrino è necessario sostituire il proprio programma di contabilità?

No. Maxtrino è un programma che lavora a fianco del programma di contabilità, dialogando mediante connessione diretta da computer a computer.

Per utilizzare Maxtrino è necessaria una integrazione con il programma di contabilità?

Maxtrino, alla fine della gestione di ogni fattura, predispone dei tracciati che devono essere caricati nel programma di contabilità. Tale operazione può essere fatta in modalità light-integration, ossia mediante caricamento manuale gestito da operatore dei file relativi alle scritture (.csv, excel, …) o full-integration mediante connessione diretta (web services, API, …) con il programma di contabilità aziendale.

Che volumi di documenti può gestire la soluzione Maxtrino?

Maxtrino è dimensionato per gestire qualunque volume di documenti. E’ stato progettato impiegando gli algoritmi previsti dalla teoria delle code per garantire un continuo throughput di documenti disponibili agli operatori. I tempi di elaborazione di Maxtrino sono nettamente minori a quelli di risposta degli operatori per cui è virtualmente impossibile che un operatore debba attendere il sistema.

Quanto tempo si impiega mediamente per registrare una fattura con Maxtrino?

Il nostro motto è “7 secondi per registrare una fattura”. Il tempo varia in funzione del tipo di documento e delle attività previste. Una fattura di semplice registrazione di un costo può essere registrata in un secondo, una complessa di decine di pagine con relativa entrata merce/servizi può essere registrata in un minuto. Il tempo impiegato con Maxtrino è comunque una frazione di quello necessario per una registrazione tradizionale.

Quanti operatori possono usare Maxtrino?

Non vi è alcun limite al numero di operatori che possono agire contemporaneamente sul sistema. In particolare, grazie alla gestione avanzata del workflow, se un operatore inizia a lavorare su un documento gli altri operatori non potranno modificarlo e riceveranno una notifica per individuare il collega che ha preso in carico il documento.

Quanto tempo ci vuole per installare Maxtrino?

Il tempo complessivo dipende dalla tipologia di integrazione (light o full) dal tipo di sistema informativo e dalla qualità del supporto del dipartimento IT (o consulenti) dell’azienda. Una integrazione light può essere completata in 15 giorni, una full in un mese.

Quale è il numero di fatture minimo che giustifica l’utilizzo di Maxtrino?

La risposta dipende dalla complessità delle fatture e del relativo lavoro richiesto. Come riferimento si può comunque considerare un numero minimo di 5.000 fatture passive (protocolli) per anno.

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