DMS SMART
Digitalizza i tuoi documenti!
La piattaforma intelligente che legge, interpreta,
classifica e archivia automaticamente i tuoi documenti.
Il DMS Smart è un avanzato servizio di archiviazione documentale digitale che sfrutta le più recenti innovazioni dell’informatica. Queste tecnologie potenziano le capacità di Maxtrino nel semplificare la gestione dei documenti e migliorare l’efficienza aziendale.
Grazie all’Intelligenza Artificiale, Maxtrino è in grado di automatizzare molte attività manuali legate all’archiviazione dei documenti. Ad esempio, utilizzando l’OCR (Optical Character Recognition), l’AI può riconoscere automaticamente il testo all’interno dei documenti, consentendo una ricerca e un’indicizzazione più accurati. Inoltre, l’AI può analizzare i documenti per identificare i loro contenuti e applicare automaticamente etichette o categorie a fini organizzativi.
Il Machine Learning consente a Maxtrino di apprendere dai modelli di utilizzo e dalle preferenze degli utenti, offrendo raccomandazioni intelligenti e suggerimenti personalizzati per migliorare la produttività. Ad esempio, il sistema può suggerire documenti correlati in base al contenuto o fornire indicazioni sulle procedure di archiviazione più efficienti.
Con Maxtrino, le aziende possono semplificare il processo di archiviazione e gestione dei documenti, ridurre i costi associati alla stampa e alla conservazione fisica dei documenti, migliorare l’efficienza operativa e garantire la conformità normativa.
Con il DMS Smart l’archiviazione dei documenti avviene in 4 passaggi:
MAXTRINO – Archiviazione dei documenti in 4 passaggi
Identificazione e classificazione dei documenti
Questo passaggio coinvolge l’analisi e l’identificazione dei documenti che devono essere archiviati. I documenti vengono classificati in base alla loro tipologia (contratti, fatture, rapporti, ecc.) e alle loro caratteristiche specifiche.
Creazione di un sistema di archiviazione
Dopo aver identificato i documenti, è necessario creare un sistema di archiviazione coerente. Questo può includere l’utilizzo di cartelle digitali, etichette, metadati o altri strumenti per organizzare i documenti in modo logico e facile da recuperare.
Digitalizzazione e indicizzazione dei documenti
I documenti fisici vengono digitalizzati tramite strumenti di acquisizione. Successivamente, i documenti digitali vengono indicizzati, ovvero viene assegnato loro un insieme di metadati che consentono una ricerca e un recupero efficienti.
Archiviazione e conservazione dei documenti
I documenti digitali vengono archiviati in un sistema di archiviazione sicuro, come un servizio di archiviazione cloud o un server locale. È importante garantire la sicurezza dei dati e adottare politiche di backup regolari per prevenire la perdita di informazioni.
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