DMS SMART

Digitalizza i tuoi documenti!

La piattaforma intelligente che legge, interpreta,

classifica e archivia automaticamente i tuoi documenti.

Il DMS Smart è un avanzato servizio di archiviazione documentale digitale che sfrutta le più recenti innovazioni dell’informatica. Queste tecnologie potenziano le capacità di Maxtrino nel semplificare la gestione dei documenti e migliorare l’efficienza aziendale.

Grazie all’Intelligenza Artificiale, Maxtrino è in grado di automatizzare molte attività manuali legate all’archiviazione dei documenti. Ad esempio, utilizzando l’OCR (Optical Character Recognition), l’AI può riconoscere automaticamente il testo all’interno dei documenti, consentendo una ricerca e un’indicizzazione più accurati. Inoltre, l’AI può analizzare i documenti per identificare i loro contenuti e applicare automaticamente etichette o categorie a fini organizzativi.

Il Machine Learning consente a Maxtrino di apprendere dai modelli di utilizzo e dalle preferenze degli utenti, offrendo raccomandazioni intelligenti e suggerimenti personalizzati per migliorare la produttività. Ad esempio, il sistema può suggerire documenti correlati in base al contenuto o fornire indicazioni sulle procedure di archiviazione più efficienti.

Con Maxtrino, le aziende possono semplificare il processo di archiviazione e gestione dei documenti, ridurre i costi associati alla stampa e alla conservazione fisica dei documenti, migliorare l’efficienza operativa e garantire la conformità normativa.

Con il DMS Smart l’archiviazione dei documenti avviene in 4 passaggi:

MAXTRINO – Archiviazione dei documenti in 4 passaggi

Identificazione e classificazione dei documenti

Questo passaggio coinvolge l’analisi e l’identificazione dei documenti che devono essere archiviati. I documenti vengono classificati in base alla loro tipologia (contratti, fatture, rapporti, ecc.) e alle loro caratteristiche specifiche.

Creazione di un sistema di archiviazione

Dopo aver identificato i documenti, è necessario creare un sistema di archiviazione coerente. Questo può includere l’utilizzo di cartelle digitali, etichette, metadati o altri strumenti per organizzare i documenti in modo logico e facile da recuperare.

Digitalizzazione e indicizzazione dei documenti

I documenti fisici vengono digitalizzati tramite strumenti di acquisizione. Successivamente, i documenti digitali vengono indicizzati, ovvero viene assegnato loro un insieme di metadati che consentono una ricerca e un recupero efficienti.

Archiviazione e conservazione dei documenti

I documenti digitali vengono archiviati in un sistema di archiviazione sicuro, come un servizio di archiviazione cloud o un server locale. È importante garantire la sicurezza dei dati e adottare politiche di backup regolari per prevenire la perdita di informazioni.